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Diagnóstico gratuito

Muestras de entregables

Así se ven los documentos que recibes en un proyecto

Un informe de diagnóstico, un plan de implementación, la documentación y un acta de entrega, sobre un escenario ficticio de automatización de facturas. Sirven para que evalúes la claridad y el nivel de detalle antes de contratar nada.

Ejemplos ilustrativos. La empresa «Distribuidora Ejemplo, S.A. de C.V.» y todas las cifras son ficticias: no corresponden a un cliente real ni a resultados obtenidos por Sytesoft. Los valores medidos de un proyecto real sustituyen a los de estas tablas, y las hipótesis siempre se marcan como hipótesis.

Ejemplo ilustrativo · datos ficticios

Entregable 1

Informe de diagnóstico operativo

Automatización de la captura de facturas de proveedores · Distribuidora Ejemplo, S.A. de C.V.

1. Resumen ejecutivo

La captura manual de facturas de proveedores consume la mayor parte del tiempo del área de cuentas por pagar y es la principal fuente de retrabajo al cierre. El 100 % de las facturas recibidas llega con XML, lo que permite extraer los datos sin lectura de imágenes. Recomendamos una prueba de concepto acotada a las facturas de los proveedores recurrentes, con reglas de validación explícitas y revisión humana de las excepciones.

2. Proceso actual

  1. El proveedor envía la factura (XML y PDF) por correo a un buzón compartido.
  2. Una persona abre cada correo, descarga el PDF y captura a mano los datos en el ERP.
  3. Otra persona revisa una muestra de lo capturado y corrige diferencias.
  4. Al cierre de mes se concilian facturas contra órdenes de compra y se buscan duplicados.

3. Línea base medida

Medido antes de cambiar nada. En un proyecto real se anota aquí el método y la fecha de cada medición.

Línea base del proceso
IndicadorMétodoValor (ejemplo)
Facturas recibidas al mesConteo del buzón, últimos 3 meses1,800
Minutos de captura por facturaCronometrado en 40 facturas12 min
Facturas con error de capturaRevisión de 200 facturas6 %
Horas al mes de captura1,800 × 12 min360 h

4. Hallazgos y riesgos

Hallazgos y riesgos
#HallazgoImpactoPrioridad
H1No existe control de duplicados: la misma factura puede capturarse dos veces.Pagos duplicados; conciliación manualAlta
H2El catálogo de proveedores tiene RFC repetidos y sin validar.Altas con datos incorrectosAlta
H3El conocimiento del proceso está en dos personas.Riesgo operativo por ausenciasMedia
H4Aproximadamente 1 de cada 10 proveedores envía solo PDF.No cubierto por la primera pruebaMedia

5. Oportunidades priorizadas

Oportunidades priorizadas
OportunidadEsfuerzoBeneficio esperadoDecisión
Lectura de XML y validación automáticaBajoAltoPrimera prueba de concepto
Control de duplicados por UUIDBajoAltoIncluido en la prueba
Depuración del catálogo de proveedoresMedioMedioPrevia a la prueba
Lectura de PDF con OCR e IAAltoMedioSegunda fase, si la primera funciona

6. Recomendación

Ejecutar la prueba de concepto sobre los proveedores recurrentes durante 4 semanas. Criterio de éxito acordado: comparar contra la línea base los minutos por factura, el porcentaje de errores y el porcentaje de facturas procesadas sin intervención, y decidir entonces si se continúa, se ajusta o se detiene.

Hipótesis de ahorro, por validar: horas al mes = facturas × minutos por factura ÷ 60. Si la prueba mostrara, por ejemplo, 5 minutos en lugar de 12, la diferencia sería de 210 horas al mes; su valor en dinero depende del costo por hora que defina tu área de finanzas. Es una hipótesis para validar, no una promesa.

Ejemplo ilustrativo · datos ficticios

Entregable 2

Plan de implementación de la prueba de concepto

1. Objetivo y criterio de éxito

Comprobar, con facturas reales de proveedores recurrentes, que la lectura y validación automática reduce el tiempo de captura y los errores respecto de la línea base.

2. Alcance

Dentro

  • Facturas CFDI con XML de proveedores recurrentes
  • Reglas de validación y control de duplicados
  • Cola de revisión y tablero de excepciones
  • Alta en el ERP por la interfaz de importación existente

Fuera

  • Facturas solo en PDF o imagen
  • Cambios en el ERP
  • Pago a proveedores

3. Fases y fechas

Fases del plan
FaseSemanasEntregable
Reglas y catálogo1Catálogo de reglas aprobado
Construcción2 a 3Lector, validador y cola de revisión funcionando
Prueba con facturas reales3 a 4Cortes de medición contra la línea base
Informe y decisión4Informe de resultados y recomendación

4. Responsabilidades

Responsabilidades
ActividadSytesoftCliente
Aprobar reglas de validaciónProponeAprueba
Proveer lote de facturas de pruebaDefine el tamañoEntrega
Revisar la cola de excepcionesCapacitaRevisa
Medir los indicadores en cada corteMide y reportaValida

5. Supuestos, dependencias y riesgos

  • Supuesto: los proveedores recurrentes envían siempre el XML. Mitigación: se mide en la primera semana.
  • Dependencia: acceso a la interfaz de importación del ERP. Mitigación: confirmarlo antes de empezar.
  • Riesgo: reglas de negocio que nadie había escrito. Mitigación: sesión de trabajo con quien captura hoy.
Ejemplo ilustrativo · datos ficticios

Entregable 3

Documentación del sistema

Índice de lo que se entrega

  • Arquitectura: diagrama de componentes, flujos de datos y decisiones técnicas.
  • Catálogo de reglas de validación: cada regla con su justificación y qué ocurre cuando falla.
  • Manual de operación: cómo revisar la cola, cómo reprocesar, qué hacer ante una falla.
  • Guía de despliegue y recuperación: cómo se instala, se respalda y se restaura.
  • Guía de usuario: para quien revisa las excepciones.

Extracto: registro de decisión de arquitectura

ADR-003 · Las facturas sin UUID no se procesan automáticamente

Estado: aceptada.

Contexto: algunas facturas llegan sin timbre fiscal y no se pueden controlar contra duplicados.

Decisión: toda factura sin UUID pasa a la cola de revisión, con el motivo visible.

Consecuencias: se evita una clase de duplicados a cambio de un poco de revisión manual.

Extracto: manual de operación

Qué hacer si la cola de revisión supera 50 facturas

  1. Revisar el tablero de excepciones: ¿hay un motivo que se repite?
  2. Si un proveedor concentra las fallas, avisar al responsable de compras.
  3. Si la causa es una regla, abrir una solicitud de cambio con el ejemplo de la factura.
Ejemplo ilustrativo · datos ficticios

Entregable 4

Acta de entrega

1. Entregables aceptados

  • Lector y validador de facturas CFDI, en producción
  • Cola de revisión y tablero de excepciones
  • Documentación completa (arquitectura, reglas, operación, despliegue y usuario)
  • Informe de resultados de la prueba de concepto

2. Traspaso

  • Repositorio de código transferido a la organización del cliente
  • Accesos y secretos rotados y entregados a los responsables del cliente
  • Sesión de capacitación realizada con el equipo que opera la cola

3. Resultados medidos

Se anotan solo valores medidos, con su fecha y su método. Si un indicador no se pudo medir, se deja constancia.

Resultados medidos
IndicadorLínea baseMedición finalMétodo y fecha
Minutos de captura por facturaSe transcribe del diagnóstico____________
Facturas con error de capturaSe transcribe del diagnóstico____________
Facturas sin intervenciónSe transcribe del diagnóstico____________

4. Garantía y soporte

Garantía de 90 días sobre defectos atribuibles al desarrollo, a partir de la fecha de esta acta, en los términos del contrato. Plan de soporte opcional con niveles de servicio.

5. Firmas

Por el cliente
Por Sytesoft

Y durante el proyecto, el seguimiento en línea

Mientras todo esto se produce, ves el avance en un portal privado: hitos, indicadores medidos contra su línea base y una bitácora de avances, entregas, decisiones y riesgos.

Ver un proyecto de ejemplo en el portal

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